SERVICII PUBLICE ONLINE
Servicii Publice
Online
Serviciu online pentru depunerea, înregistrarea și procesarea cererilor și documentelor, construit pe platforma Data, Document & Workflow. Punct unic de intrare pentru cetățeni, clienți și parteneri — procesare integral digitală, cu rutare ad-hoc între compartimente.
Un punct unic de intrare, cu procesare flexibilă în spate
Serviciul online este punctul unic de intrare pentru solicitanți — cetățeni, clienți, parteneri sau utilizatori interni — în timp ce procesarea efectivă a cererilor este preluată și gestionată în totalitate de motorul de workflow al platformei Data, Document & Workflow.
Depunere digitală
Cererile și documentele se depun online, se înregistrează automat ca dosar cu identificator unic și intră imediat pe fluxul de procesare.
Flux definit ad-hoc
Spre deosebire de sistemele cu trasee fixe, cererea poate circula către orice departament sau compartiment din structura organizațională, până la soluționare.
Vizibilitate în timp real
Stadiul cererii este vizibil atât pentru solicitant, cât și pentru personalul implicat, cu mesaje explicative asociate fiecărei etape.
Ce câștigă organizația și solicitantul
- Punct unic de acces pentru depunerea cererilor și documentelor, disponibil online, 24/7.
- Eliminarea circuitelor fizice de hârtie prin digitalizarea completă a fluxului de procesare.
- Flexibilitate maximă în rutarea documentelor, adaptată la structura organizațională reală.
- Trasabilitate integrală: fiecare acțiune asupra unui document este înregistrată și poate fi auditată.
- Reducerea timpilor de procesare prin eliminarea redirectărilor manuale pe suport hârtie.
- Vizibilitate în timp real asupra stadiului cererii, pentru solicitant și pentru personal.
- Scalabilitate organizațională: reorganizarea departamentelor nu impune reproiectarea fluxurilor.
- Rapoarte privind volumul cererilor, timpii de procesare și distribuția pe compartimente.
Două componente care funcționează integrat
Serviciul online (front-end de interacțiune)
Componenta prin care solicitanții depun cereri, atașează documente și urmăresc stadiul procesării. Poate fi accesată printr-un portal web dedicat și/sau expusă prin API, pentru integrarea cu alte sisteme și canale digitale.
Platforma Data, Document & Workflow
Nucleul de procesare: înregistrează fiecare cerere ca document/dosar și inițiază o instanță de flux. Asigură gestiunea documentelor (stocare securizată, versionare, metadate), gestiunea datelor structurate, motorul de workflow (rutare, alocare sarcini, notificări, escaladări) și modelul organizațional folosit ca referință pentru rutarea ad-hoc.
Caracteristicile rutării ad-hoc
La fiecare etapă, utilizatorul responsabil sau regula de business decide dinamic către ce compartiment este direcționat documentul în continuare.
Orice compartiment, destinație validă
Orice compartiment definit în structura organizațională poate deveni destinație de rutare.
Retur pentru completări
Un document poate reveni la un departament anterior pentru completări sau clarificări.
Avizări succesive
Documentul poate fi direcționat succesiv către mai multe compartimente, în funcție de necesitatea de avizare sau consultare.
Structură mereu actualizată
Înființarea sau desființarea de compartimente se reflectă automat în opțiunile de rutare disponibile.
Finalizare explicită
Fluxul se încheie printr-o acțiune de finalizare, care marchează dosarul ca soluționat.
Comunicarea rezultatului
Finalizarea declanșează comunicarea rezultatului către solicitant, prin același serviciu online.
De la depunere la soluționare, în opt pași
Inițiere cerere
Utilizatorul depune o cerere prin intermediul serviciului online (portal web / API).
Preluare în platformă
Cererea este transmisă automat către platforma Data, Document & Workflow, unde este înregistrată ca document/dosar cu identificator unic.
Generare instanță de flux
Sistemul creează o instanță de flux de lucru asociată cererii, pe baza tipului de document și a regulilor configurate ad-hoc.
Rutare către departamente
Documentul este direcționat dinamic către orice departament/compartiment definit în structura organizațională, fără a fi limitat la un traseu prestabilit.
Procesare, avizare, completare
Fiecare compartiment implicat vizualizează, completează, avizează sau anexează informații și documente la dosar.
Decizie de continuare
La finalul fiecărei etape, utilizatorul responsabil decide următorul pas: trimitere către alt departament, retur pentru completări sau finalizare.
Trasabilitate și audit
Fiecare mutare, modificare sau avizare este înregistrată în istoricul documentului (jurnal de audit).
Finalizare flux
Cererea este marcată ca finalizată, iar rezultatul este comunicat solicitantului prin serviciul online.
Ce conține soluția
| Componentă | Descriere |
|---|---|
| Portal / serviciu online de depunere | Interfață web (și, opțional, API) pentru înregistrarea cererilor, încărcarea documentelor și urmărirea stadiului acestora de către solicitanți. |
| Registrul documentelor și dosarelor | Evidența unică a fiecărei cereri, cu identificator, metadate, istoric și documente asociate. |
| Motor de workflow | Permite definirea și modificarea dinamică a traseului unui document, fără trasee fixe predefinite. |
| Structura organizațională | Registrul ierarhic al departamentelor/compartimentelor și al utilizatorilor, sursă pentru opțiunile de rutare. |
| Notificări și alertare | Notificări automate (email / in-app) către utilizatorii sau compartimentele implicate la fiecare mutare a documentului. |
| Trasabilitate | Înregistrarea cronologică a tuturor acțiunilor: creare, rutare, avizare, modificare, finalizare. |
| Rapoarte și monitorizare | Indicatori privind volumul cererilor, timpii de procesare pe departament și stadiul curent al dosarelor. |
| Managementul documentelor atașate | Stocare securizată, versionare și vizualizare a documentelor asociate fiecărei cereri. |
Cum lucrează solicitantul în portal
Fluxul de utilizare cuprinde patru etape principale: crearea contului, administrarea entităților, depunerea cererilor și urmărirea stadiului acestora.
Crearea contului
Solicitantul accesează „Servicii electronice” și completează formularul de înregistrare. Validarea contului este realizată de un operator uman, autorizat pentru prelucrarea datelor cu caracter personal.
Administrarea entităților
Un singur cont poate gestiona relația online pentru mai multe entități — persoane fizice și/sau persoane juridice (firme, PFA etc.).
Depunerea solicitării
Se selectează entitatea, se alege serviciul dintr-o listă predefinită și se atașează documentele necesare, inclusiv șabloanele descărcabile, acolo unde este cazul.
Urmărire și finalizare
Stadiul fiecărei solicitări și mesajele explicative sunt vizibile în interfață. După soluționare, documentele emise de instituție devin disponibile pentru descărcare.
Cadrul tehnic al soluției
| Caracteristică | Descriere |
|---|---|
| Tip arhitectură | Aplicație web, arhitectură multi-nivel (front-end serviciu online + platformă DDW back-end). |
| Model de integrare | Integrare prin API / servicii web între serviciul online și platforma DDW. |
| Autentificare și acces | Autentificare pentru solicitanți și personal intern, control acces pe roluri la nivel de compartiment. |
| Stocare documente | Stocare securizată a documentelor, cu versionare și metadate. |
| Disponibilitate | Serviciul online este disponibil permanent (24/7) pentru depunerea și urmărirea cererilor. |
| Trasabilitate | Istoric complet, imutabil, al tuturor mutărilor și acțiunilor asupra fiecărui document. |
| Configurabilitate flux | Reguli de rutare configurabile, fără reproiectarea completă a fluxului la fiecare modificare organizațională. |
| Scalabilitate | Suportă adăugarea de noi compartimente și creșterea volumului de cereri fără impact asupra logicii de rutare existente. |
Acces controlat și evidență completă
Control acces pe roluri
Drepturi definite la nivel de utilizator și de compartiment.
Jurnalizare
Creare, rutare, modificare, avizare și finalizare — toate acțiunile sunt înregistrate.
Protecția datelor
Prelucrarea datelor cu caracter personal conform cerințelor legale aplicabile.
Vizibilitate restricționată
Documentele pot fi vizibile doar compartimentelor implicate în procesarea cererii.
Digitalizează relația cu solicitanții tăi
Soluția combină un serviciu online de depunere a cererilor cu puterea platformei Data, Document & Workflow. Caracterul ad-hoc al rutării este principalul diferențiator față de soluțiile clasice de tip BPM cu fluxuri fixe.